Można się posługiwać certyfikatem rezydencji z lat poprzednich

Można go uniknąć poprzez dołączenie do certyfikatu oświadczenia podatnika o jego aktualności. Jednak ryzyko utraty aktualności przez certyfikat wydany w latach poprzednich ponosi polski płatnik. Będzie miał co najwyżej roszczenie odszkodowawcze do zagranicznego kontrahenta o pokrycie kosztów wprowadzenia w błąd poprzez złożenie nieprawdziwego oświadczenia o aktualności certyfikatu rezydencji. 

Certyfikat rezydencji jest zaświadczeniem o miejscu siedziby (lub miejscu zamieszkania) podatnika dla celów podatkowych wydanym przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika. Płatnik wypłacając należności na rzecz nierezydentów stosuje polskie przepisy, ale tylko wtedy gdy np. stawka podatku nie różni się od tej przewidzianej we właściwej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobranie podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania miejsca siedziby podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od podatnika certyfikatem rezydencji. W przepisach nie została wprost rozstrzygnięta kwestia, jak długo certyfikat rezydencji, wydany przez właściwy organ administracji podatkowej, zachowuje swoją aktualność.

Na szczęście dla podatników i ich zagranicznych kontrahentów organy podatkowe przyjmują, że certyfikat zachowuje ważność tak długo, jak długo nie ulega zmianie potwierdzony w nim stan faktyczny. Wynika to z tego, że certyfikat rezydencji ma służyć przede wszystkim płatnikowi w ustaleniu, czy powinien pobrać podatek według stawki wynikającej z umowy, czy też według stawki krajowej.